Conditions Générales de Ventes.
Version en vigueur à compter du 1er avril 2026
THE OPERATIONS DESK
Micro-entreprise
SIRET : 887 531 895 00035
Code APE : 7022Z
TVA non applicable, art. 293 B du CGI
Article 1 — Objet
Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») définissent les modalités et conditions dans lesquelles THE OPERATIONS DESK (ci-après « le Prestataire ») fournit des prestations à des clients professionnels (ci-après « le Client »).
THE OPERATIONS DESK propose trois catégories de services complémentaires : des prestations d'assistanat administratif et opérationnel, organisées exclusivement sous forme de forfait mensuel ; la conception et la mise en place d'automatisations de processus à l'aide de plateformes no-code (Make, Zapier, n8n…) et l'intégration de modèles de langage (LLM) pour des tâches avancées ; la rédaction de dossiers de procédures destinés à documenter et structurer les processus internes du Client.
Toute commande implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGV. Elles sont complétées par un devis signé précisant la nature, le volume et le tarif des prestations commandées, ainsi que par un accord de confidentialité (NDA) signé entre les Parties.
Article 2 — Description des prestations
2.1 Assistanat virtuel
Les prestations d'assistanat virtuel sont proposées exclusivement sous forme de forfait mensuel, incluant un volume minimum de 10 heures par mois. Aucune prestation d'assistanat n'est facturée à l'heure ponctuelle en dehors de ce cadre forfaitaire.
Les missions d'assistanat peuvent comprendre, de manière non limitative : gestion et traitement de la messagerie électronique ; gestion de l'agenda, prise et confirmation de rendez-vous ; gestion administrative (devis, factures, relances, suivi de paiements) ; réservations (voyages, restauration, hébergement…) et achats en ligne ; gestion de la relation client ; saisie, mise à jour et structuration de données dans des outils tiers (CRM, Excel, Notion…) ; coordination avec les clients, partenaires ou prestataires ; toute autre mission d'assistanat convenue entre les Parties et formalisée au devis.
2.2 Automatisations sur mesure
THE OPERATIONS DESK conçoit, déploie et maintient des scénarios d'automatisation. Chaque prestation comprend par défaut : l'analyse du besoin, la conception et le paramétrage du ou des scénarios, les tests fonctionnels et la mise en production, une documentation écrite (si demandée), une session de formation ou de passation d'une heure (si besoin), et une garantie de 30 jours couvrant les corrections de bugs.
La plateforme d'automatisation (Make, Zapier, n8n ou autre) est choisie conjointement. Les abonnements aux plateformes tierces ne sont pas inclus et restent à la charge du Client.
Les Parties conviennent, au devis, du mode d'hébergement de chaque scénario :
Option A — hébergement chez le Client : le scénario est créé sur le compte du Client, qui en est propriétaire et en supporte les coûts. L'automatisation continue de fonctionner après la fin du contrat.
Option B — hébergement chez THE OPERATIONS DESK : le scénario est hébergé sur le compte du Prestataire moyennant un abonnement mensuel. En cas de résiliation, et sauf migration vers un compte Client, l'automatisation cessera de fonctionner à l'échéance de la période facturée.
2.3 Dossiers de procédures
THE OPERATIONS DESK rédige des dossiers de procédures destinés à documenter et structurer les processus internes du Client. Chaque dossier comprend par défaut : un ou plusieurs entretiens avec les collaborateurs concernés, la rédaction de procédures structurées selon les templates du Prestataire, la mise en forme dans l'outil convenu (Notion, Google Docs, Word, Coda…), l'identification des opportunités d'automatisation associées avec chiffrage indicatif, une session de relecture avec l'équipe, et deux tours de révisions inclus au forfait.
Article 3 — Durée et engagement
La collaboration débute exclusivement après la souscription à l'offre choisie et la validation du paiement correspondant.
Selon la nature des prestations :
Forfait mensuel d'assistanat et abonnement de maintenance d'automatisations : durée indéterminée avec un engagement minimum de trois (3) mois.
Missions ponctuelles (automatisation, dossier de procédures) : durée d'exécution définie au devis, prenant fin à la livraison et au paiement intégral.
Les prestations sont réalisées principalement à distance. Les échanges peuvent se faire par e-mail, WhatsApp, téléphone, Zoom, Teams, Slack ou tout autre outil validé conjointement.
Article 4 — Tarifs
Tous les tarifs sont exprimés hors taxes. TVA non applicable — article 293 B du CGI.
4.1 Assistanat virtuel
Forfait mensuel (engagement minimum 3 mois) : 700 € HT / mois pour 10 heures. Heures supplémentaires (au-delà du forfait) : 50 € HT / heure. Toute heure entamée est due. Les heures non utilisées dans le mois ne sont pas reportables.
4.2 Automatisations sur mesure
Automatisation simple (1 déclencheur + 2–3 actions) : 350 à 550 € HT — délai 3 à 5 jours
Automatisation intermédiaire (filtres, conditions, multi-applications) : 600 à 950 € HT — délai 5 à 10 jours
Automatisation complexe (multi-scénarios, gestion d'erreurs avancée) : 1 200 à 2 500 € HT — délai 2 à 4 semaines
Audit & cartographie (analyse, plan d'action chiffré) : 450 € HT — délai 1 semaine
Maintenance & hébergement mensuel (engagement minimum 3 mois) :
Simple : hébergement + maintenance 40 € HT/mois, maintenance seule 25 € HT/mois
Intermédiaire : hébergement + maintenance 90 € HT/mois, maintenance seule 60 € HT/mois
Complexe : hébergement + maintenance 200 € HT/mois, maintenance seule 130 € HT/mois
Au-delà de 30 minutes d'intervention mensuelle, le temps supplémentaire est facturé 70 € HT / heure.
4.3 Dossiers de procédures
Procédure unitaire (1 process documenté) : 180 à 300 € HT — délai 3 à 5 jours
Pack département (5 à 8 procédures liées) : 1 200 à 2 500 € HT — délai 2 à 3 semaines
Bible complète (15 procédures et plus) : 3 500 à 8 000 € HT — délai 1 à 2 mois
Mise à jour annuelle : 30 % du tarif initial — sur devis
Les tarifs applicables sont ceux en vigueur au jour de la signature du devis. Tout travail non prévu au devis fait l'objet d'un avenant ou d'un devis complémentaire.
Article 5 — Modalités de paiement
Le paiement s'effectue par virement bancaire aux coordonnées indiquées sur la facture, dans un délai de 15 jours à compter de la date d'émission.
Selon la nature des prestations :
Forfait mensuel d'assistanat : facturation mensuelle à terme à échoir, payable en début de mois ou en début de mission.
Heures supplémentaires d'assistanat : facturation mensuelle à terme échu, sur la base d'un relevé de temps détaillé.
Missions d'automatisation et dossiers de procédures : acompte de 40 % à la signature du devis, solde à la livraison.
Abonnements de maintenance et d'hébergement : facturation mensuelle à terme à échoir.
En cas de retard de paiement, des pénalités égales à trois fois le taux d'intérêt légal s'appliquent de plein droit, sans mise en demeure préalable, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (article L.441-10 du Code de commerce). THE OPERATIONS DESK se réserve le droit de suspendre immédiatement toute prestation jusqu'à régularisation.
Article 6 — Résiliation
Chacune des Parties peut résilier le contrat à durée indéterminée, après l'engagement minimum de trois (3) mois, par notification écrite par e-mail avec accusé de lecture, moyennant un préavis d'un (1) mois calendaire. Toute période commencée reste due dans son intégralité.
En cas de manquement grave de l'une des Parties à ses obligations, l'autre Partie peut résilier le contrat de plein droit, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours, sans préjudice des dommages et intérêts qu'elle pourrait réclamer.
À la résiliation : les prestations réalisées sont facturées au prorata ; THE OPERATIONS DESK procède aux restitutions et suppressions de données prévues à l'article 8 ; les automatisations hébergées chez le Prestataire cesseront de fonctionner à l'échéance de la période facturée, sauf migration vers un compte du Client (sur devis) ; les dossiers de procédures déjà livrés restent à l'entière disposition du Client.
Article 7 — Accès aux données et moyens du Client
Dans le cadre de la mission, le Client peut être amené à confier à THE OPERATIONS DESK des accès à des données sensibles : identifiants de connexion, moyens de paiement, documents confidentiels (comptables, juridiques, commerciaux).
THE OPERATIONS DESK s'engage à : n'utiliser ces accès que pour l'exécution stricte des prestations prévues au contrat ; ne jamais les communiquer à un tiers ni les stocker dans un environnement non sécurisé ; ne réaliser aucune opération ou action qui ne serait pas expressément autorisée par le Client ; utiliser ces accès exclusivement depuis ses propres appareils sécurisés, protégés par mot de passe et gestionnaire de mots de passe.
Lorsque THE OPERATIONS DESK est autorisée à utiliser un moyen de paiement du Client, chaque opération est réalisée uniquement sur instruction écrite (e-mail, message, ticket de mission), dont une trace horodatée est conservée.
À la fin de la collaboration ou à première demande du Client, THE OPERATIONS DESK procède sans délai à la déconnexion de tous les comptes, à la suppression des identifiants de ses outils personnels et à la destruction ou restitution des documents. Il est vivement recommandé au Client de modifier ses mots de passe à la fin de la collaboration.
Article 8 — Confidentialité et protection des données
THE OPERATIONS DESK s'engage à respecter une confidentialité stricte concernant toutes les informations communiquées dans le cadre de la collaboration : données personnelles, professionnelles ou sensibles, informations financières, administratives ou juridiques, identités et coordonnées des clients, patients, fournisseurs ou partenaires du Client.
Un accord de confidentialité (NDA) est signé entre les Parties. Il constitue un document distinct mais indissociable du contrat et prévaut en cas de contradiction sur les questions de confidentialité. L'obligation de confidentialité survit à la fin du contrat pour une durée de cinq (5) ans.
Dans le cadre du RGPD, THE OPERATIONS DESK agit en qualité de sous-traitant et s'engage à ne traiter les données que pour les besoins stricts de l'exécution du contrat, à mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées, à ne pas les transférer hors UE sans autorisation écrite, et à notifier au Client toute violation de données dans les meilleurs délais. À la fin de la collaboration, les documents et données pourront être restitués ou supprimés sur demande écrite du Client.
Article 9 — Responsabilité et assurance
THE OPERATIONS DESK est tenue à une obligation de moyens et non de résultat, sauf stipulation expresse contraire au devis.
La responsabilité de THE OPERATIONS DESK ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée. Elle est limitée, tous préjudices confondus, au montant des sommes effectivement perçues au titre des prestations concernées au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.
THE OPERATIONS DESK ne saurait être tenue responsable des dysfonctionnements de plateformes tierces (Make, Zapier, Gmail, Notion, etc.), des modifications apportées par le Client ou un tiers aux livrables après leur livraison, des conséquences d'informations erronées ou incomplètes fournies par le Client, ni des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données ou d'image).
THE OPERATIONS DESK est titulaire d'une assurance Responsabilité Civile Professionnelle souscrite auprès de la compagnie Orus.
Article 10 — Propriété intellectuelle
Les livrables produits dans le cadre de la mission (scénarios d'automatisation, dossiers de procédures, documentations, fichiers de configuration) sont cédés au Client à titre non exclusif, pour une utilisation interne à son activité, après paiement intégral des sommes dues.
THE OPERATIONS DESK conserve la pleine propriété de ses méthodes, savoir-faire, outils internes, templates et composants réutilisables, y compris ceux utilisés ou adaptés pour la mission. Elle pourra les réutiliser librement pour d'autres clients, sous réserve de ses obligations de confidentialité.
Sauf opposition écrite du Client, THE OPERATIONS DESK est autorisée à mentionner le nom, le logo du Client et une description générique de la mission dans ses supports commerciaux (site internet, portfolio, réseaux sociaux), à l'exclusion de toute information confidentielle.
Article 11 — Indépendance des Parties et non-sollicitation
THE OPERATIONS DESK exécute les prestations en toute indépendance. Le contrat ne crée aucun lien de subordination, ni aucune relation d'agence, de mandat ou de franchise entre les Parties.
Le Client s'interdit, pendant toute la durée du contrat et pendant une durée de douze (12) mois suivant son terme, de solliciter directement ou indirectement, pour son compte ou pour le compte d'un tiers, les éventuels sous-traitants présentés par THE OPERATIONS DESK en dehors du cadre contractuel.
Article 12 — Droit applicable et litiges
Les présentes CGV sont soumises au droit français.
En cas de différend, les Parties s'efforceront de trouver une solution amiable dans un délai de trente (30) jours. À défaut d'accord, le litige sera porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège du Prestataire, sauf disposition légale impérative contraire.
Document mis à jour le 1er avril 2026